Capítulo 5 - Cálculos

Para você que não tem muita intimidade com o Excel, somar, subtrair, multiplicar, dividir ou fazer porcentagens pode parecer complicado. A seguir irei fazer um tutorial mostrando passo a passo como criar essas fórmulas que podem facilitar muito sua vida.

Primeira regra: toda fórmula tem que começar com o sinal de igual (=), caso contrário não funcionará.

Temos duas opções para somar a primeira:

 

Como podem ver na imagem acima, primeiro utilizamos o sinal de igual (=)para começar, depois inserimos o tipo de operação(Soma), abrimos parênteses, e dentro selecionamos desde a célula b2 até a b4, fechamos parênteses e pressionamos Enter.

A segunda maneira:

Como podem ver na imagem acima, apenas utilizei o sinal de (=), selecionei a primeira célula(b2), depois inseri o operador de soma (+), selecionei outra célula(b3), e repeti o processo na última.

Caso queira fazer cáculos com outro tipo de operador, segue lista com o nome de cada um que deverá ser inserido no mesmo lugar que colocamos "soma" após o "=":

• =soma() ou "+";
• =mult() ou "*";
• =média();
• divisão "/";
• percentagem "%";
• subtração "-";
• exponenciação "^";

Bom galera por hoje é só!! Espero que tenham gostado de mais uma dica de Excel.

4.1 - Mesclando Células

Acredito que devem ter ouvido falar de um bolo mesclado, ou até mesmo de um cachorro de raça ou pelo mesclado. Em ambos os casos a palavra "mesclado" significa união de dois elementos.

Numa planilha no Excel é exatamente o mesmo, podemos mesclar células, isto é, juntar duas ou mais células. Esse recurso é muito utilizado para facilitar na leitura de um valor ou texto. Quer aprender de uma forma melhor?! Vamos lá então...

• Vamos usar a mesclagem para dividir suas despesas em grupos. Agora utilize o conhecimento que adquiriu até o momento e insira uma coluna no início de sua planilha de orçamento.

• Utilize a coluna que criou para classificar seus gastos fixos. Por exemplo: Água, luz e telefone são gastos básicos; a escola, educação e assim por diante.

• Selecione todas as células dessa coluna que possuem o mesmo tipo de despesa.

• Clique no botão Mesclar e Centralizar, localizado na Página Inicial do Menu.

• Obs: As células selecionada foram unidas em uma só, exibindo o conteúdo apenas uma vez. As células seguintes, com o nome das despesas, continuam separadas.

Capítulo 4 - Classificando

                Se você informar ao Excel a coluna e os dados a serem classificados, ele irá fazer automaticamente, podendo ser classificados na ordem ascendente ou descendente. Ele faz a classificação primeiramente das entradas que iniciam com números e depois as que começam com letras. Os números serão classificados do menor para o maior, ou vice versa. Em relação aos números, podendo trata-los como texto, isto é, para que os números que começam com 1 venham antes do que os que começam com 2, sem importar com o valor. Para que possamos tratar um número como texto devemos digitar um apóstrofo(‘) no início da entrada. Segue exemplo a seguir:

             

              Temos uma maneira simples e uma não tão simples. Exemplo, se precisar classificar uma lista em ordem alfabética de A a Z, a classificação simples é o caminho. Mas por outro lado, se precisar classificar uma lista por meses do ano, precisará utilizar uma classificação especial.

Classificação Simples

                A maneira mais fácil é a seguinte:

·         Selecione qualquer célula na coluna que gostaria de classificar;

·         Abra o menu Dados e selecione Classificar;

·         Utilize a lista drop-down para Classificar por para selecionar a primeira coluna na qual gostaria de basear a classificação e dê um clique em Crescente ou Decrescente para definir a ordem de classificação;

Classificação Personalizada

                Dependendo da ocasião, será necessário fazer uma classificação mais complicada, isto é, não poderá simplesmente classificar em ordem alfabética ou numericamente, mas classificar  por mês ou categoria. Então nesse caso poderemos criar uma ordem de classificação personalizada.

                

Capítulo 3 - Controlando as Células e Pastas.

    No Excel podemos mover ou copiar o conteúdo de uma célula. Para mover ou copiar uma célula dentro da mesma planilha, existe um processo muito simples que chamamos de Arrastar e Soltar. Destaque as células que serão movidas ou copiadas, posicione o cursor do mouse na borda, pressione o botão do mouse e arraste para a localização que desejar. Para que consiga copiar, faça o mesmo procedimento, porém mantendo a tecla Ctrl pressionada.

Para mover ou copiar múltiplas planilhas siga os passos a seguir:

1- Destaque as células que deseja copiar ou mover;

2- Dê um clique com o botão direito do mouse na célula que deseja copiar, irá aparecer em seguida uma caixa com algumas funções, selecione a que possuí o desenho abaixo:

Ou selecione a opção recortar, que possui o desenho abaixo:

3- Dê um clique na célula que deseja que o conteúdo copiado ou movido ficará.

        Este processo que acabei de explicar pode ser feito por meio de atalhos no teclado. Para que consiga copiar, selecione a célula que deseja copiar e tecle Ctrl+C, e para colar pressione Ctrl+V, podemos fazer o mesmo quando queremos recortar, porém utilizaremos a tecla Ctrl+X para recortar e novamente Ctrl+V para colar.

Inserindo Linhas, Colunas e Células

        Inserir linhas e colunas é muito parecido. Para inserir uma linha, basta levar o cursor do mouse até a coluna de números que se localiza a esquerda da planilha, clique com o botão direito do mouse sobre a coluna da linha, posteriormente clique em Inserir. Para inserir múltiplas linhas, basta selecionar a quantidade de linhas que gostaria de inserir clicando com o mouse e arrastando, e selecionando inserir.

      Para inserir uma ou mais colunas, faça o mesmo procedimento que fizemos no exemplo acima com as linhas, só que nas colunas precisamos selecionar no cabeçalho onde temos as letras em ordem alfabética, clicando com o botão direito na coluna, clique em inserir, e a nova coluna irá ser inserida ao lado direito.

Excluindo Células

        Se não gostou ou fez algo de errado na planilha e gostaria de excluir, basta selecionar as células que deseja deletar, clique na barra de ferramentas Células, clique na opção Excluir e aparecerá uma nova barra com opções de exclusão, clique na primeira opção Excluir Células...

Pesquisando na Planilha

        O Excel possui duas maneiras de pesquisar na planilha para encontrar textos ou fórmulas, no menu Edição: Localizar e Selecionar para procurar textos ou fórmulas, e temos a opção de Substituir, isto é, permite substituir o que foi encontrado por um dado qualquer.

Corrigir Erros

        Para corrigir erros equívocos que tenham ocorridos, temos um comando de Desfazer acima do Menu Página Inicial. Esses botões  podem ser utilizados para voltar à ações anteriores ou até mesmo refazê-las.

Gravando Pastas de Trabalho

        Para salvarmos nosso trabalho na planilha devemos usar o menu Arquivo na opção Salvar ou Salvar Como. Podemos dizer que Salvar é um comando geral. Depois que uma pasta é salva uma vez, tanto a opção Salvar como no botão Salvar ou Ctrl+B irão lhe permitir que salve de forma rápida. Mas se a pasta está sendo salva pela primeira vez qualquer uma dessas opções funcionará como o Salvar Como. Já o Salvar Como possibilita que sejam tomadas algumas decisões sobre como deseja salvar o arquivo. A caixa de diálogo aparecerá automaticamente quando irá salvar a primeira vez. Posteriormente, se desejar mudar algo na planilha, o nome, tipo, algum resumo informativo, pode fazer a escolha Salvar Como, e salva-lo de forma diferente.

Capítulo 2 - Formatando a Planilha.

Hoje iremos aprender o que faz cada tecla de movimento:

• Setas: Move uma célula na direção da seta pressionada;
• Tab: Vai para próxima célula a direita;
• Enter: Confirma a informação presente na célula e move para baixo;
• Home: Desloca-se para a célula mais próxima à esquerda;
• Ctrl+Home: Desloca-se para a célula mais acima à esquerda possível;
• Ctrl+End: Desloca-se para a célula mais inferior à direita e com dados possível;
• Alt+Page Up: Move o cursor para a tela a direita;
• Alt+Page Up Down: Move o cursor para a tela a esquerda;
• Ctrl+Page Down: Troca de planilha à esquerda;
• Ctrl+Page Up: Troca de planilha à direita;

        Se quiser mover-se pela planilha com o mouse, basta dar um clique na célula. Se a célula nao estiver na tela no momento, podemos utilizar o Scroll do mouse ou as barras de rolagem.

Selecionando uma única célula:

        Para selecionar uma única célula, basta mover o cursor do mouse até a célula que deseja selecionar e clicar uma vez com o botão esquerdo do mouse. Desta forma a célula selecionada ficará com uma borda em destaque.

Veja no exemplo Abaixo:

Selecionando um conjunto de células:

        Para que consiga selecionar um conjunto de células, apenas clique numa célula e mantenha pressionado, arrastando por quantas células desejar, feita a seleção solte o botão esquerdo do mouse.

Veja no exemplo Abaixo:

Selecionando colunas:

        Para selecionar colunas, basta posicionar o cursos no cabeçalho das colunas ( local onde aparecem as letras, A, B, C..) e dar um clique para selecionar uma, ou clicar e arrastar para selecionar quantas desejar.

Veja no exemplo Abaixo:

Selecionando linhas:

        Para selecionar linhas, basta fazer o mesmo que nas colunas, porém, deve clicar nos números para selecionar uma linha ou clicar e arrastar para selecionar a quantidade de linha que deseja.

Selecionando células de sua escolha:

        Para selecionar células de sua escolha, basta pressionar a tecla Ctrl e clicar nas células que deseja.

Veja no exemplo a seguir:

Selecionando a planilha inteira:

        Para que consiga selecionar toda a planilha, posicione o cursor do mouse no quadrado do cruzamento das colunas e das linhas.

Veja no exemplo a seguir:

Formatando células:

        Podemos fazer a formatação de um número logo que ele é inserido ou posteriormente. A formatação pode ser feita desta maneira:

- Para introduzir um número qualquer, apenas mova o cursor para a célula que deseja, digite um número de sua escolha e pressione Enter.

- Para introduzir um valor, mova o cursor para qualquer célula e digite o simbolo monetário (R$), posteriormente um número.

- Para introduzir uma porcentagem, basta mover o cursor para a célula de sua escolha e digite um número seguido pelo simbolo (%).

- Para introduzir uma fração, mova o cursor para uma célula qualquer e digite um número seguido de um espaço. Posteriormente, digite o numerador seguido por uma barra inclinada (/) e um denominador.

- Para introduzir uma data, mova o cursor para uma célula de sua escolha, digite um número de dois dígitos, um Hífen ou barra inclinada (/), mais dois dígitos, novamente um Hífen ou uma barra inclinada (/) e mais dois dígitos finais, (12/12/12) ou (12-12-12).

Menu Formatar Células

        Quando inserir um número e não quiser formata-lo imediatamente,  poderá formatar posteriormente.

        Primeiramente, destaque as células que gostaria de formatar e depois escolha Células no menu Formatar, ou se preferir utilize o atalho no teclado Ctrl+1. Será exibida uma caixa de diálogo Formatar Células, nela que será permitida a formatação de números, trazendo consigo todas as formas de formatação que possa imaginar.

Veja na imagem a seguir:

Agora abordaremos o que cada uma faz:

• Aba Número: Possui todas as possibilidades de formatação para números divididas em categorias lógicas.

• Aba Alinhamento: Temos diversas maneiras para organizar textos dentro de uma ou diversas células ou gráficos.

• Aba Fonte: Nessa aba podemos fazer a configuração da fonte que esta sendo utilizada, os estilos, tamanhos, sublinhados e etc. Podendo fazer a visualização de como ficará a musança realizada.

• Aba Borda: Permite a configuração das linhas em volta das células. Cores, estilos diversos, com o propósito de destacar, decorar e organizar.

• Aba Preenchimento: Local onde iremos fazer o preenchimento das células, o fundo. Até mesmo adicionar texturas.

• Aba Proteção: Nessa aba, temos duas opções: Travar uma célula e ocultar sua fórmula. Quando travamos uma célula, não podemos digitar nada nela. Quando ela esta oculta apenas o valor resultante da fórmula aparece, a fórmula não aparecerá na barra de fórmulas. Mas, esses dois exemplos anteriores serão validos apenas quando uma planilha estiver protegida por uma senha.

Autoformatando uma Célula:

        No Excel temos um recurso que permite formatar automaticamente uma planilha segundo padrões já definidos. Para isso, temos que selecionar Autoformatação no Menu Formatar e depois escolher qualquer um dos formatos existentes. ( O recurso Autoformatação não está disponível para todas as versões do Excel).

Capítulo 1 - Conhecendo o Excel

     Primeiramente, para abrir o Excel vá até o botão iniciar, no menu Todos os Programas, Microsoft Office e selecione o Microsoft Office Excel, como podemos ver na figura a seguir:

         A primeira coisa que visualizamos quando abrimos o Excel é uma pasta em branco com a primeira planilha aberta. A pasta de trabalho é o documento mais básico. Ela é como uma pasta de arquivos ou livros de contabilidade que podem conter páginas de planilhas. Já os botões, barras e menus são recursos de apoio para as planilhas.

Mas o que é uma Planilha?! Vocês conseguem imaginar o que ela seria?! 

Planilha nada mais é que a área no centro com diversas linhas de grade. As linhas de grade formam as Células. Exatamente como uma pasta de arquivos que pode ter mais de uma folha, o excel também pode conter mais de uma planilha.

        O Excel possui planilhas que vem dentro de uma Pasta de trabalho, isto é, uma coleção de planilhas, como se fosse uma versão digital de um fichário com planilhas impressas. Elas permitem dividir uma grande coleção de planilhas ou apenas uma única planilha complexa em unidades similares e menores. Desta forma podemos dizer que as Pastas de Trabalho são os documentos básicos do Excel, ou seja, onde os aquivos onde serão armazenados as planilhas.

        As planilhas dentro da Pasta de Trabalho serve para armazenar e manipular dados. A planilha é uma grade retangular que possui 16384 colunas por 1048576 linhas (Excel 2013). Chamamos de Célula a interseção entre uma coluna e linha, que é a unidade básica da planilha onde os dados são armazenados. As colunas são identificadas da esquerda para a direita.

        Quando abrimos o Excel podemos perceber que começamos com apenas 3 planilhas em uma pasta, podendo-se acrescentar até ou mais de 255 planilhas ou remove-las, deixando apenas uma.

        As planilhas possuem um nome padrão ( Plan1, Plan2, Plan3 e assim por diante) podem ser substituídos por nomes de sua escolha. As guias que se localizam na base estão lá para ajudá-lo a passar de uma planilha a outra através de um clique, ou move-las arrastando na guia.

Nessa planilha podemos destacar vários elementos importantes, sendo eles:

• Número de linhas e letras de colunas: Por toda margem superior e da margem esquerda podemos encontrar os cabeçalhos das colunas e linhas, que ajudam a manter o controle dos nomes das células.

• Ponteiro de Células: É o contorno escuro que mostra qual a célula ativa no momento, qualquer coisa que seja digitada deve ser introduzida numa célula ativa.

• Caixa de nome: Onde exibe o nome do gráfico, imagem ou célula.

• Barra de menu: Menus desdobráveis descem da barra de menu para que sejam selecionados diversos comandos.

• Barra de ferramentas: Por padrão é exibido no excel a barra de ferramentas e de formatação, mas é claro que outras barras de ferramentas podem ser utilizadas. A barra de ferramentas substitui os comandos dos menus, isto é, quando damos um clique num botão da barra significa a mesma coisa que utilizar o comando correspondente do menu.

• Nome da célula: Área na qual é informado o nome da célula ativa.

• Barra de fórmulas: Quando digitamos uma fórmula ou um número na célula ativa, eles aparecerão tanto na célula ativa quanto na barra de fórmulas.

• Guias de Planilhas: Podendo ter em média 255 planilhas numa pasta, é possível escolher qual planilha que ficará visível clicando nas guias de planilhas. A planilha ativa ficará com um destaque a mais que as que não estão.

• A Célula: é o retângulo formado na interseção de uma coluna com uma linha, nelas podem guardar números, textos, fórmulas e dados de outras células.

        O Excel possui um Endereço de Célula, que combina a letra da coluna com o número da linha, isto é, se a célula C7 está localizada na coluna C e na linha 7, é possível por um nome diferente na célula, clicando na Caixa de nome quando a célula estiver selecionada e digitar um nome novo.

Agora vamos falar sobre os Menus, farei abaixo um breve resumo do que cada um faz:

• Arquivo: Utilizado para atuar sobre arquivos inteiros, nele encontramos mais opções para abrir novas pastas de trabalho, salvar pastas, imprimir planilhas inteiras ou de forma individual.

• Editar: Temos a opção de recortar e copiar, localizar e substituir, limpar ou excluir células.

• Exibir: Nos permite atuar sobre oque vemos na tela, podemos usar o zoom para aproximar ou afastar, ou quais as ferramentas que gostaríamos de exibir na tela.

• Inserir: Podemos inserir ou remover linhas e colunas inteiras, uma nova planilha, som, imagens e etc.

• Formatar: Podemos modificar a aparência de uma parte ou de toda panilha, temos a opção de tornar o texto inserir negrito, itálico, mudar a fonte e seu tamanho.

• Dados: Nos permite usar o recursos do bando de dados do excel.

• Ferramentas: Traz ferramentas necessárias para nos auxiliar, nos permitindo buscar erros, criar, gravar e rodar macros.